INDIVIDUELLES
DOKUMENTENMANAGEMENT
Digitalisierung der Buchhaltung des AWO
Kreisverband Mittelfranken
Dokumentenmanagement sorgt für digitale Workflows und beschleunigt Prozesse
Die Arbeiterwohlfahrt -kurz AWO- ist ein deutscher Verband und großer Arbeitgeber im Bereich der sozialen und Pflegearbeit in Deutschland. Der AWO Kreisverband Mittelfranken-Süd e.V. administriert und betreut über 40 professionelle Einrichtungen und Dienste. Für die Rechnungsabwicklung, das Beschaffungsmanagement und das zentrale Archiv entwickelte NORIS-IB® in enger Partnerschaft eine individuelle Dokumentenmanagementsoftware, um die vielen administrativen Aufgaben der AWO Mitarbeiter zu digitalisieren und die Vorgänge zugleich effizienter und rechtssicher zu gestalten.
“Die Einführung dieses Dokumentenmanagementsystems war ein Meilenstein in Sachen Effizienz: Seit wir mit der DMS-Lösung von NORIS-IB® arbeiten, sparen wir Zeit und Geld.”
AWO Kreisverband Mittelfranken-Süd e.V.
DATEN UND FAKTEN
PROJEKTUMFANG
Eingangsrechnungs- und Beschaffungsmanagement
für die Verwaltung mehrerer Einrichtungen
Herausforderung des Projekts
Eine wichtige Aufgabe des AWO Kreisverbands ist die Buchhaltung und zentrale Verwaltung von Rechnungen und Lieferanten der über vierzig betreuten Einrichtungen. Die Bisherige Eingangsrechnungsverarbeitung basierte auf handschriftlicher Zuordnung der Kostenstellen und anschließender postalischer Verteilung zur Freigabe. Gezeichnete Rechnungen wurden nach ihrer Freigabe von Hand in die Buchhaltungssoftware eingetippt. Dieser umständliche Vorgang verursachte lange Bearbeitungszeiten, finanzielle Einbußen und einen hohen personellen Aufwand. Eine vollständige Digitalisierung dieses Prozesses wurde wirtschaftlich notwendig.
Individuelle Lösung von NORIS-IB®:
Dokumentenmanagement zur Rechnungsprüfung
Für die Digitalisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung sowie die internen Freigabeprozesse des AWO Kreisverbands gestalteten wir digitale und prozessbezogene Workflows, die über ein individuell zugeschnittenes Dokumentenmanagementsystem gesteuert werden. Neben den optimierten Prozessstrukturen wurde auch eine revisionssichere und damit rechtssichere Archivierung aller Daten ins System integriert.
Hierzu war es notwendig, die IT-Infrastruktur in den Einrichtungen und Diensten im Vorfeld zu aktualisieren und den neuen Prozessen anzupassen. Dank unserer Expertise im Bereich IT-Systemadministration konnten wir den Kunden neben der Softwareimplementierung umfassend betreuen.
Die neuen Prozesse mit individueller Dokumentenmanagementsoftware
Digitale, dezentrale Rechnungserfassung
Die Rechnungen werden jetzt von den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den Einrichtungen und Diensten eingescannt und im Rechnungsmodul von i|NORIS®-DMS erfasst. Die Kostenstellenzuordnung erfolgt über die Oberfläche mit sofortiger Plausibilitätsprüfung.
Rechnungsfreigabe
Passt die Kostenstelle zur Einrichtung und ist die sachliche Prüfung bestätigt, wird die Rechnung über den Workflow an die Buchhaltung zur Zahlungsfreigabe weitergeleitet.
Die Buchhaltung kann die Rechnungen nun auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen. Durch Bestätigung via digitaler Signatur werden automatisch die Buchungssätze über eine entsprechende Schnittstelle erzeugt und die Rechnungen zur Zahlung freigegeben.
Kommunikationsworkflow und Archivierung
Hat die Buchhaltung jedoch Fragen zu den Rechnungen, können diese über die Kommentarfunktion im System ausgewählt und die Rechnungen über den Workflow zurückgesendet werden. Verträge und Vereinbarungen werden von den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den Einrichtungen und Diensten im zentralen Archiv hinterlegt und dazu automatische Wiedervorlagen generiert.
Erweiterung: Beschaffunsmanagement
Jeder Einrichtung und Geschäftsstelle steht ein bestimmtes Budget für Beschaffungen zur Verfügung. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verwenden dafür das Formular „Beschaffungsantrag“. Der Beschaffungsantrag wurde nach erfolgreicher Implementierung in das Dokumentenmanagementsystem integriert. Durch das Ausfüllen des Formulars über den Workflow des DMS erfolgt eine sofortige Plausibilitätsprüfung und Aktivierung des Prüf- und Genehmigungsverfahrens. So wird eine standortübergreifende Budgetüberwachung in Echtzeit möglich. Budgetüberschreitungen gehören so der Vergangenheit an.
!?
Die AWO sichert sich mit der Individuallösung von NORIS-IB® zahlreiche Vorteile!
Profitieren auch Sie von:
- Höherer Prozesstreue in Ihren Abteilungen und Standorten
- Zeiteinsparungen in der Buchhaltung
- Kosteneinsparung durch Skontoabzug und Wegfall von Mahngebühren
- Vermeidung von Mehrkosten in der Beschaffung durch Budgetüberwachung
INDIVIDUELLE SOFTWARE
Wie funktioniert individuelle Softwareentwicklung mit NORIS-IB®?
Im Anforderungsmanagement unterstützen Sie unsere IT-Consultants ab der ersten Minute.
Auf Basis Ihrer Anforderungen erarbeiten wir eine Strategie für eine geeignete Softwarelösung.
Die Strategie umfasst alle Arbeitsschritte von der Projektplanung über die Softwareentwicklung bis hin zur Implementierung bei Ihnen im Haus. NORIS-IB® bietet Ihnen das Rundum-sorglos-Paket.
Die "Sprints" stellen Aufgabenpakete dar, die in kurzer Zeit von meist 1-2 Wochen bewältigt und dann als Prototyp mit den Anforderungen abgeglichen werden. So entsteht bei jedem Sprint bereits ein kleiner "dummy" der fertigen Anwendung. Dieses Verfahren verhindert frühzeitig, dass sich Bugs oder Ungereimtheiten zu großen Problemen in der Anwendung entwickeln.
Außerdem wird durch regelmäßige Feedbackrunden dafür gesorgt, dass Sie als Kunde immer eng im Projekt eingebunden sind und jede einzelne Programmierstunde wirklich effizient genutzt wird.
Selbstverständlich beinhaltet unser Angebotsportfolio die Möglichkeit einer zielgerichteten Testingstrategie. Gerne stellen wir Ihnen dafür interne und externe Testkapazitäten zur Verfügung.
Egal ob Usability-Testing, Barrierefreiheit oder Funktionsprüfung - mit NORIS-IB® stehen Ihnen alle Möglichkeiten für optimale Softwaretests zur Verfügung. Mit der Einführung der fertigen Software bieten wir Ihnen zudem umfassende Schulungskapazitäten an, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter in den produktiven Einsatz unserer Lösungen bringen können.
WIR MACHEN SMARTE, INDIVIDUELLE SOFTWARE
MASSGESCHNEIDERT FÜR IHR UNTERNEHMEN!
IT-SERVICES UND SUPPORT
für die optimale Betreuung Ihrer IT-Lösungen
Ein Softwareprodukt muss stets dynamisch bleiben und sich an steigende Anforderungen oder Veränderungen in der IT-Infrastruktur anpassen. Zudem müssen Anwender bei Fragen und Problemen einen kompetenten Ansprechpartner haben. Mit unseren Service- und Supportdienstleistungen bieten wir Ihnen kompetente Unterstützung, wann, wo und wie viel Sie brauchen! Zu unseren Leistungen gehören, neben erstklassigem Support von unseren Entwicklerteams, zahlreiche Dienstleistungen von der IT-Systemadministration über das Hosting bis hin zur IT-Security und natürlich die umfassende Beratung in (fast) allen Softwarefragen.
REFERENZSTORY
Die Erfolgsgeschichten unserer Kunden sprechen eine klare Sprache: Mit i|NORIS®-DMI lassen sich echte Vorteile für produzierende Betriebe erzielen. Die Software lässt sich kompromisslos in die bestehende digitale Infrastruktur integrieren.
Selbstverständlich unterstützen wir Sie auch bei Bedarf mit Hardware. Erfahen Sie hier, wie reibungslos der Prozess zusammen mit NORIS-IB® abläuft.
Effizienzsteigerung mit digitalen Arbeitsanweisungen im Werk eines Werkzeugherstellung
Viele Marktführer arbeiten gerade an der Digitalisierung und Optimierung ihrer Fertigung. Komplexe Kundenanforderungen und ein globalisierter Markt machen es notwendig, sich möglichst optimal mit aktuellster Technologie und Innovation auszustatten.
So kam ein bekannter Hersteller von Werkzeugen auf uns zu, um ihn bei der Realisation der papierlosen Fertigung zu unterstützen. Im Projekt konnten wir unser System i|NORIS®-DMI erfolgreich implementieren.